WAS IST EINE RECHNUNGSNUMMER

Unter einer Rechnungsnummer versteht man einen speziellen fortlaufenden Code, der Rechnungen zugewiesen wird. Die Zuweisung von Rechnungsnummern gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Rechnungsstellung, da die Rechnungsnummern eine angemessene Dokumentation für Buchhaltungs-, Prüfungs- und Steuerzwecke sicherstellen und unterstützen.

Außerdem erleichtern und beschleunigen sie die Nachverfolgung von Zahlungen und können im Gespräch mit einem Kunden als Identifikationsmerkmal verwendet werden.

Beachten Sie, dass eine Rechnung ohne Rechnungsnummer nicht als rechtsverbindliches Dokument gilt.

So weisen Sie Rechnungsnummern zu in Österreich

Bevor wir auf die verschiedenen Zuweisungsmethoden für Rechnungsnummern eingehen, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:

• Die Rechnungsnummern müssen fortlaufend vergeben werden. Jede Nummer muss fortlaufend und nacheinander vergeben werden. Grundsätzlich bedeutet dies, dass die Rechnungsnummer aufsteigend ist.


• Eine Rechnungsnummer darf keine Wiederholungen haben.


• Legen Sie Ihre Rechnungsnummer nach dem Muster an, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, solange jede Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend ist.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten werfen, Rechnungsnummern zuzuordnen:

Einfaches System

Dazu müssen Sie jeder Rechnung eine Grundnummer zuweisen - 1, 2, 3 und so weiter. Sie können auch - 01, 02, 03 oder 001, 002, 003 verwenden. Dieses Rechnungssystem ist so einfach, wie es scheint, und empfiehlt sich für Geschäftsinhaber mit einer kleinen Kundendatenbank.

Rechnungssystem mit führenden Nullen

Dieses Rechnungssystem verwendet Zahlen, die mit mehreren Nullen beginnen, wie z.B. 00000000001, 000000000015, 000000000023 und so weiter. Dieses System mit führenden Nullen eignet sich hervorragend, wenn Ihre Buchhaltung einigermaßen standardisiert ist.

Jahresbasiertes System

In diesem System werden die Rechnungen mit dem Präfix des Jahres der Rechnungsstellung versehen. Zum Beispiel - 2020-1, 2020-2, 2020-3, und so weiter. Wenn ein neues Jahr beginnt, ändert sich der Jahrespräfix und Sie haben - 2021-1, 2021-2, 2021-3 usw. Mit diesem System können Sie sofort sehen, in welchem Jahr die Rechnung ausgestellt wurde/ist. Es hilft Ihnen, Ihre Unterlagen übersichtlich zu halten und gleichzeitig die Anforderungen an fortlaufende Nummern zu erfüllen.

Jahr und Monat basiertes System

Diese Vorgehensweise ähnelt dem jahresbasierten System, nur dass in diesem Fall auch der Monat als Präfix hinzugefügt wird. So würde Ihre Rechnungsreihenfolge zum Beispiel für Januar aussehen - 2020-01-1, 2020-01-2, 2020-01-3, für Februar - 2020-02-1, 2020-02-2, 2020-02-3, für Dezember - 2020-12-1, 2020-12-2, 2020-12-3. Dieses System bietet die gleichen organisatorischen Vorteile wie das jahresbasierte System. Es könnte sogar einen Vorteil gegenüber letzterem haben, denn es zeigt Ihnen nicht nur das Jahr, sondern auch den Monat an. Dieses System ist auch in Situationen vorzuziehen, in denen die Anzahl der Rechnungen groß ist.

Die drei oben genannten Systeme sind die Standardsysteme zur Rechnungsnummerierung, die jeder Geschäftsinhaber für seine Rechnungsdokumente verwenden kann.

Es gibt jedoch auch andere Methoden, die angewendet werden können:

Rechnungsnummern und wiederkehrende Rechnungen

Bei wiederkehrenden und häufigen Rechnungen empfiehlt es sich, eine andere Nummerierung oder ein anderes Nummerierungsmuster mit einem Suffix zu verwenden. Die zugewiesene Rechnungsnummer könnte etwa so lauten - 2020-1-M, wobei "-M" das Suffix ist. Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen auf diese Weise nummerieren, wird die Verwaltung und Nachverfolgung dieser Rechnungen erleichtert.

Präfix und Suffix der Rechnungsnummer

Rechnungsnummern können Präfixe und Suffixe haben. Wenn Sie eine neue Rechnung ausstellen, müssen Sie in diesem Fall nur den Hauptteil erhöhen. Zum Beispiel: AA-21-MTX, AA-22-MTX usw., wobei "AA-" das Präfix, "21" der Hauptteil und "-MTX" das Suffix ist.

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